17 digitale Tools für mehr Produktivität (2024)

Egal ob Marketing, Projektmanagement oder Finanzverwaltung: In vielen Bereichen können kleine und mittlere Unternehmen von digitalen Tools profitieren, um ihre Geschäftsprozesse schneller und reibungsloser zu gestalten. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen eine kuratierte Auswahl vor:

1. Projektmanagement

Damit die Teamarbeit reibungslos funktioniert und Projekte erfolgreich abgeschlossen werden können, gehören Tools für das Projektmanagement zur Grundausstattung. Wir stellen Ihnen drei zur Auswahl vor:

Notion

Notion ist das Allround-Tool für die Zusammenarbeit und Planung von Projekten. Es bietet zahlreiche Funktionen wie die Erstellung von Datenbanken und Wikis, die Dokumentation, eine Kanban-Struktur für das Projektmanagement, um Workflows zu visualisieren u.v.m. Es eignet sich für Unternehmen jeder Größe und ist zusätzlich zur Browser-Variante auch als mobile App verfügbar. Es gibt auch eine kostenlose Version mit eingeschränktem Funktionsumfang.

Asana

Asana ist eine auf Team- und Projektmanagement spezialisierte Plattform. Anders als bei Notion, das zusätzlich noch Funktionen für Datenbanken, Wikis und die Dokumentation bietet, ist Asana gänzlich auf die Projektplanung ausgerichtet. Es gilt als benutzerfreundliches Tool und Teams lassen sich dadurch einfach und schnell onboarden. Allerdings eignet es sich eher für kleinere Abteilungen. Die Funktionen, die Asana nicht anbietet, können dank der zahlreichen Integrationen ausgeglichen werden. So bietet die Software unter anderem Schnittstellen zu Google Drive, Slack und Microsoft Teams. Auch Asana bietet eine kostenlose Version mit geringerem Funktionsumfang an.

Monday.com

Ein weiteres beliebtes Tool für das Projektmanagement ist Monday.com. Es verfügt neben Funktionen für die Zusammenarbeit und Koordination von Aufgaben und Projekten auch über Features für die Zeiterfassung sowie zahlreiche Automatisierungsmöglichkeiten. Teams können zum Beispiel Arbeitsprozesse erstellen, um Routine-Tasks auf Autopilot zu stellen. Wenn Sie 24/7-Support bevorzugen und ein flexibles Projektmanagement-Tool suchen, ist monday.com eine gute Option. Es erlaubt mehreren Teammitgliedern, Aufgaben zuzuweisen.

2. Marketing & Social Media

Ob Bildbearbeitung, Social-Media-Management oder E-Mail-Kampagnen – diese Tools unterstützen kleine und mittlere Unternehmen im Marketing.

Canva

Canva ist das All-in-one-Tool für Grafikdesign und bietet Funktionen und Vorlagen für die einfache Aufbereitung von visuellen Inhalten, egal ob Videos, Fotos, Illustrationen, Collagen, Logos, u.v.m. Die Nutzerinnen und Nutzer können aus einer Vielzahl von Designs wählen und sie mit intuitiven Drag-and-Drop-Funktionen an ihre Bedürfnisse anpassen. Besonders beliebt ist Canva wegen der einfachen und schnellen Erstellung von Social-Media-Inhalten, dank Templates für Tik Tok, YouTube, Instagram und Co.

Later

Ein weiteres Tool für das Social-Media-Management ist die Scheduling-Software Later. Beiträge für Instagram-, TikTok, Twitter, Facebook, LinkedIn, YouTube und Pinterest lassen sich ganz einfach vorproduzieren und für das gewünschte Datum und Uhrzeit terminieren. Later veröffentlicht die Beiträge automatisch und verfügt über Analytik-Funktionen, die Einblicke in Post-Performance, Wachstumsmetriken und Hashtags geben.

HubSpot

Plattformen wie Hubspot bieten eine praktische Inbound-Marketing- und Vertriebssoftware, die mehr kann, als nur Kontaktdaten zu verwalten. Die Software ermöglicht es, je nach Bedarf Marketing- und Vertriebsfunktionen zu integrieren und hilft Unternehmen dabei, Leads zu konvertieren. Da die Plattform cloudbasiert ist, synchronisiert sie alle Kundendaten automatisch und sofort über Vertriebs- und Marketingteams sowie -geräte hinweg.

3. Webpräsenz

Besonders kleine Unternehmen sind auf kostengünstige, aber dennoch professionelle Website-Lösungen angewiesen, die nicht Tausende von Euro für die Umsetzung kosten. Mit diesen Tools können Sie in kurzer Zeit direkt durchstarten.

Wordpress

Wordpress ist der Klassiker unter den Content-Management-Systemen (CMS). Dabei ist so viel mehr als eine Blogging-Plattform. Mit Wordpress lässt sich der Funktionsumfang dank zahlreicher Plug-ins mit wenigen Klicks erweitern. Nutzerinnen und Nutzer können E-Commerce-Webseiten erstellen und managen, Portfolios aufsetzen, Websites veröffentlichen uvm. Es gibt zahlreiche Webdesign-Templates und kompatible Page Builder wie z.B. Elementor, mit denen die Erstellung einer Webpräsenz erheblich erleichtert wird. WordPress ist darüber hinaus kostenlos, allerdings muss das Webhosting separat bei einem Hosting-Anbieter erworben werden. Es gibt auch kritische Stimmen, die die Aktualität von WordPress hinterfragen und Sicherheitsbedenken wegen seiner weiten Verbreitung äußern, was es zu einem beliebten Ziel von Hackerangriffen machen könnte.

Squarespace

Squarespace ist ein multifunktionaler Website-Builder, mit dem sich Online-Shops, Blogs, Portfolios oder Websites für kleine und mittlere Unternehmen erstellen lassen. Besonders die über 150 modern und minimalistisch designten Templates sowie die Einfachheit, Layouts an die jeweiligen Branding-Bedürfnisse anzupassen, machen Squarespace zu einer beliebten Option für KMU. Praktisch ist auch, dass Squarespace das Hosting und den Kauf einer Domain aus einer Hand anbietet. Darüber hinaus verfügt das Tool noch über Marketingfunktionen für die Erstellung von E-Mail-Kampagnen, integrierte SEO- und Analyse-Tools und alle relevanten Funktionen für das E-Commerce-Business.

Wix

Wix ist mit Squarespace vergleichbar, da es ähnliche Funktionen bereitstellt. Der Hauptunterschied liegt im Gestaltungsspielraum, den Wix im Design von Webseiten bietet. Elemente und Layout lassen sich noch einfacher an die eigenen Bedürfnisse anpassen. Wix verfügt zusätzlich auch noch über ein AI-Tool, das Webdesigns basierend auf einer kurzen Nutzerumfrage automatisiert erstellt.

4. Blog

Um einen erfolgreichen Blog für Ihr Unternehmen zu etablieren und neue Leads zu gewinnen, kommt es vor allem auf ein nutzerfreundliches CMS und die passenden SEO-Tools an.

Ghost

Ghost hat sich über die Jahre hinweg von einer Blogging-Plattform zur professionellen All-in-one-Lösung für unabhängige Publisher entwickelt. Doch auch Unternehmen schätzen die Vorzüge des intuitiven CMS. Viele nutzen es als Blogging-Tool für Content-Marketing-Zwecke, darunter Apple Inc, Mozilla, Clubhouse, Open AI u.v.m. Das große Plus von Ghost ist seine Benutzerfreundlichkeit, die besonders auf die Bedürfnisse von Content-Redakteur:innen ausgerichtet ist. Ghost bietet darüber hinaus auch noch integrierte E-Mail-Marketing-Funktionen und SEO-Features.Die Plattform ist dafür bekannt, mit einer sehr guten Page-Speed-Performance zu überzeugen.

Site Guru

Damit Inhalte im Netz gefunden werden, ist Search Engine Optimization unerlässlich. Site Guru unterstützt Webseitenbetreiber dabei durch detaillierte SEO-Audits, die Verbesserungspotenziale identifizieren. Das Tool liefert eine übersichtliche Liste an SEO-Aufgaben, die Schritt für Schritt abgearbeitet werden können. Darüber hinaus bietet die Software auch noch Rank-Tracking-Features für Keywords und detaillierte Reports, um die SEO-Entwicklung über einen längeren Zeitraum hinweg zu verfolgen.

Unsplash

Für einen erfolgreichen Blog sind Visuals genauso wichtig wie informative Inhalte selbst. Die Stockfotografie-Plattform Unsplash bietet Millionen qualitativ hochwertiger Fotos zur kostenlosen persönlichen und kommerziellen Nutzung an, die von Amateurfotograf:innen bereitgestellt werden.

5. Webinar-Software

In Zeiten von Remote-Work sind Teams auf interaktive Webinar-Software angewiesen, um die Kommunikation und Zusammenarbeit untereinander zu vereinfachen. Zusätzlich eignen sich Webinare auch besonders gut für die Kundenbindung und -gewinnung, da sich Fachwissen zu einem relevanten Thema einfach mit beliebig vielen teilen lässt. Nachfolgend stellen wir Ihnen eine Auswahl an Webinar-Tools vor:

WebinarGeek

Die browserbasierte Software WebinarGeek bietet Funktionen für alle gängigen Seminararten, egal ob Live- oder On-Demand-Events. Es beinhaltet interaktive Features wie Live-Chat, Umfragen und Quizze. Die integrierten Analyse-Tools unterstützen außerdem dabei, den Erfolg des Webinars zu messen.

Airmeet

Wie WebinarGeek bietet auch Airmeet Funktionen für Live- und On-Demand-Seminare. Was das Tool von WebinarGeek unterscheidet, ist das Feature „Speed Networking“, mit dem sich die Teilnehmenden in virtuellen Gesprächen unter vier Augen austauschen können. Sie haben so die Möglichkeit, ihr Netzwerk mit neuen Kontakten weiter auszubauen. Auch Q&A-Sessions, die oft über Text-Chats stattfinden, werden bei Airmeet durch Live-Videoschalten ersetzt. Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer können ihre Fragen also direkt an den Speaker stellen, was das Webinar noch interaktiver macht.

6. Finanzmanagement und Buchhaltung

Ein funktionierendes Finanzmanagement bildet die Basis für den Unternehmenserfolg. Das wichtigste Werkzeug, um die Finanzen immer unter Kontrolle zu behalten, sind ein digitales Geschäftskonto und Tools für die Buchhaltung.

Qonto

Ein digitales Geschäftskonto wie Qonto erleichtert das Finanzmanagement dank praktischer Features wie der Automatisierung von Buchhaltungsaufgaben und Reporting-Tools, die detaillierte Einblicke in die finanzielle Gesundheit einer Firma gewähren. Verfügen Unternehmen über mehrere Geschäftskonten, lassen sich alle Ein- und Ausgaben dank der Funktion zur Kontozusammenführung zentralisiert in Qonto einsehen. So behalten Finanz-Teams den gesamten Cashflow immer im Blick und können rechtzeitig auf Liquiditätsengpässe reagieren. Qonto’s Pläne für Teams starten bereits bei 29€ pro Monat.

Erfahren Sie mehr über die vielseitigen Features und Funktionen von Qonto:

sevdesk

sevdesk ist eine Buchhaltungssoftware, die sich ganz einfach mit Qonto verbinden lässt. Das Tool verfügt über praktische Funktionen wie die Rechnungsverwaltung, vorbereitende Buchhaltung und Lagerverwaltung. Die Banktransaktionen werden automatisch mit sevdesk synchronisiert, keine manuellen Exporte notwendig.

Accountable

Accountable unterstützt Unternehmen bei der Umsatzsteuervoranmeldung und Einkommensteuer sowie der vorbereitenden Buchhaltung. Durch die Verbindung mit Qonto sehen Nutzer:innen in Echtzeit, wie viel Geld ihnen nach Steuern zur Verfügung steht.

AUTOR:IN

Eva ist freiberufliche Copywriterin und schreibt unter anderem für Qonto. Hier möchte sie das Verhältnis zu Finanzen näher beleuchten – weil Geld auch immer ein emotionales Thema ist.